Whistle-blower

Er der noget, du vil fortælle?
Vi lytter!

Vi værner om en sund og åben kultur, hvor den enkelte medarbejder er ansvarlig for at følge gældende regler og agere etisk forsvarligt. Mange problemer kan løses ved at tale med hinanden, så snart de opstår. Nogle gange kan der ske ting, der kræver en helt anden håndtering.

Uanset hvad er det vigtigt for os, at mindre problemer eller alvorligere problemstillinger kommer frem i lyset, så vi som organisation får mulighed for at handle. Ved alvorligere tilfælde som f.eks. forskellige uregelmæssigheder, eller hvis der er fare for folks liv og helbred, er det vigtigt, at problemet kommer frem i lyset i god tid.

I forbindelse med dette arbejde er du som medarbejder eller samarbejdspartner en nøglefaktor. Hvis du synes, at noget ikke føles rigtigt, er det vigtigt for os, at du kan give udtryk for det på en tryg måde. Derfor tilbyder vi to forskellige muligheder for at foretage indberetning – via vores interne indberetningsordning eller via en whistleblowerordning hos en uafhængig ekstern aktør.

Hvad kan du indberette?

Hvis du føler, at du har behov for at gøre opmærksom på et problem, er dette i sig selv grund nok til at indberette det. Det er vigtigt for os som organisation at leve op til vores værdier. Derfor har vi brug for hjælp til at få oplysninger om, hvornår de ikke efterleves, så vi tydeligt kan vise, hvor grænsen går, og hvilke værdier der gælder.

Et eksempel på problemer, som du kan indberette, er, når nogen i organisationen eller en samarbejdspartner overtræder vores adfærdskodeks – det vi som virksomhed står for, vores værdigrundlag og den måde, vi gør forretning på. Det skete kan også handle om alvorligere uregelmæssigheder og klare lovbrud som eksempelvis bedrageri, underslæb, korruption, mandatsvig, informationstyveri, virksomhedsspionage og hackerangreb

Hvis du ikke finder den hjælp, du skal bruge, i vores retningslinjer, kan du bruge følgende formuleringer til at finde ud af, hvordan du bør agere.

• Ser du et problem, der strider mod, hvad vi står for, og hvordan vi siger, at vi skal arbejde?
• Vurderer du, at det, der er sket, er lovligt eller etisk forsvarligt?
• Ville vores virksomhed lide skade, hvis forholdet blev kendt for offentligheden?
• Hvordan ville du se på sagen, hvis du var kunde eller en anden interessent?

1. Intern indberetning

1. Så snart du oplever uregelmæssigheder, eller at noget er forkert, skal du henvende dig til nærmeste chef eller dennes overordnede. Hvis du ikke tør stole på nogen af disse, eksempelvis fordi du har mistanke om, at de er indblandet, bør du i første omgang drøfte sagen med en person i ledelsen.

Er du i tvivl, om du skal drøfte sagen med en person i en ledende stilling? I så fald bør du benytte whistleblowerordningen.

2. Whistleblowing

2. Sommetider er det ikke hensigtsmæssigt at drøfte et problem via den interne indberetningsordning. I så fald kan du bruge whistleblowerordningen. Dette er en vigtig sikkerhedsventil for os og for dig som medarbejder. Netop derfor bruger vi en ekstern uafhængig aktør, Whitepaper Advisors. Gennem deres whistleblowerordning Trumpet kan du anonymt og fortroligt indberette alvorlige uregelmæssigheder, som begås af en person i ledelsen eller af en anden nøgleperson i virksomheden. Se vores whistleblowerpolitik.

Hvad kan indberettes?

Ifølge svensk lov er der grænser for, hvad der må håndteres i en whistleblowerordning. Derfor må du ikke bruge whistleblowerordningen til at indberette noget, der ikke udgør en alvorlig uregelmæssighed, eksempelvis almindelig utilfredshed med, hvordan virksomheden drives eller ledes, med løn eller andre personalesager. Uregelmæssigheder, som er begået af personer, der ikke indgår i ledelsen, eller som ikke er nøglepersoner i virksomheden, må heller ikke håndteres i whistleblowerordningen.

En indberetning via whistleblowerordningen Trumpet skal være begrundet i en konkret mistanke. Du behøver ikke at kunne bevise din mistanke, men der må ikke laves en uretmæssig eller falsk anklage. Falske eller ondsindede anklager er et alvorligt brud på ansættelsesaftalen. Læs mere i vores whistleblowerpolitik.

Hvem kan foretage en indberetning?

En indberetning gennem whistleblowerordningen kan foretages af enhver, der på nogen måde repræsenterer organisationen. Dette omfatter bestyrelsesmedlemmer, alle ansatte (fastansatte, prøveansatte, personer med tidsbegrænset ansættelse, heltids- og deltidsansatte), praktikanter og indhyret personale (bemandingspersonale). Også ansatte hos vores kunder, leverandører, konsulenter og samarbejdspartnere har denne mulighed.

2. Sådan fungerer sagshåndteringen

Trumpet er en ekstern whistleblowertjeneste, som giver dig en sikker proces, og hvor du som whistleblower kan være helt anonym. Medmindre du selv skriver dit navn i indberetningen, kan man ikke se, hvem der har lagt sagen ind i systemet. Trumpet er udviklet med de højeste standarder for fortrolighed og sikkerhed.

Trumpet følger EU’s databeskyttelsesforordning GDPR og EU-direktivet om beskyttelse af whistleblowere samt svensk lov om særlig beskyttelse mod repressalier for arbejdstagere, der slår alarm om alvorlige misforhold.

Virksomheden bag systemet er Whitepaper Advisors – et selskab med gedigen erfaring i at udrede og hjælpe organisationer med at håndtere uregelmæssigheder. Du kan finde yderligere oplysninger på www.trumpet-whistleblowing.eu

1. Processen trin for trin:

2. 1. Ved at foretage indberetning via Trumpet er du sikker på at være helt anonym – ingen ved, hvem du er, medmindre du selv vælger at oplyse din identitet.

2. Når du indberetter en hændelse i systemet, oprettes en krypteret sag i whistleblowersystemet, som du får en unik krypteringsnøgle til.

3. Det er altid en ekstern uafhængig sagsbehandler hos Whitepaper Advisors, der modtager din sag og foretager den første vurdering af din indberetning. Det er kun dig og sagsbehandleren, der har adgang til sagen med hver jeres krypteringsnøgle.

4. For at gøre processen nemmere kan du aktivt træffe et valg om at oplyse din identitet til den uafhængige sagsbehandler. På denne måde kan du og din sagsbehandler få en sikker og effektiv dialog. Ingen andre får kendskab til, hvem du er. (Du kan også vælge at være åben om din identitet over for organisationen.)

5. Når sagsbehandleren har foretaget sin vurdering, modtager organisationens whistleblowerudvalg en anbefaling. Dette udvalg beslutter så, hvordan sagen skal håndteres, og hvilke foranstaltninger der skal træffes. Hvis et medlem af udvalget er berørt af din indberetning, udelukkes vedkommende af Whitepaper Advisors, inden indberetningen videregives, og anbefalingen foretages. I vores whistleblowerordning står der, hvem der indgår i udvalget.

6. Sagsbehandleren hos Whitepaper Advisors informerer dig om sagens status og udvalgets beslutning via den sikre loginfunktion på Trumpet.

1. Sådan foretager du indberetning

Din indberetning til Trumpet kan foretages via weblink, telefon eller brev. Indberetning kan ske døgnet rundt alle ugens dage på både dansk og engelsk. En indberetning via Trumpet håndteres altid anonymt og helt fortroligt. Hvis du vil udelukke, at nogen har mulighed for at spore din aktivitet, bør du vælge en privat computer eller mobiltelefon og besøge tjenesten fra et netværk, du har tillid til, eksempelvis dit hjemmenetværk.

• Indberetning via Trumpets website foretages ved at skrive webadressen
www.trumpet-whistleblowing.eu på en enhed (computer, tablet eller mobiltelefon) og derefter udfylde nedenstående organisationskode for at logge på whistleblowersiden.

• Indberetning via telefon eller brev indebærer en lidt anderledes sagshåndtering end den, der sker via internetkanalen. På Trumpets website kan du læse mere om, hvad der gælder for de forskellige indberetningsmetoder.

Trumpet visselblåsning:
www.trumpet-whistleblowing.eu

Brug vores organisationskode:
MIHWB

På Trumpets website bliver du guidet igennem hele processen. For hvert trin kan du læse svar på de hyppigst stillede spørgsmål.

Dokument

Midway Holding whistleblowerpolitik

Midway Holding Whistleblower Policy

Indberetning til whistleblowerordningen

1. Trumpet whistleblowing:
   www.trumpet-whistleblowing.eu

Brug vores organisationskode:
MIHWB