Har du noe du vil fortelle?
Vi kommer til å lytte!
Vi hegner om en sunn og åpen kultur, der hver enkelt medarbeider har et ansvar for å følge gjeldende regelverk og opptre etisk. Vi kan løse mange situasjoner ved å snakke sammen med det samme de oppstår. Noen ganger kan det skje ting som krever en helt annen håndtering.
Uansett er det viktig for oss at problemer eller alvorligere forhold kommer frem, slik at vi som organisasjon får muligheten til å handle. I alvorligere tilfeller, som f.eks. ulike typer misligheter, eller der det er fare for liv og helse, er det viktig at det kommer til overflaten i god tid.
I dette arbeidet er du som medarbeider eller samarbeidspartner en nøkkelfaktor. Hvis du synes at det er noe som ikke føles helt bra, er det viktig for oss at du kan løfte det frem på en trygg måte. Derfor tilbyr vi to ulike muligheter for deg til å fortelle — gjennom vår interne rapportering eller via varsling gjennom en ekstern, uavhengig aktør.
Hva kan du rapportere?
Hvis du føler at du har behov for å løfte frem et problem, er dette i seg selv grunn nok til å rapportere om det. Det er viktig for oss som organisasjon å leve opp til våre verdier. Derfor trenger vi hjelp med å få informasjon om når disse ikke etterleves, slik at vi tydelig kan vise hvor grensen går og hvilke verdier som gjelder.
Et eksempel på et problem som du kan rapportere, er når noen i vår organisasjon eller en samarbeidspartner bryter våre etiske retningslinjer — det vi som selskap står for, vårt verdigrunnlag og hvordan vi gjør forretninger. Det som har skjedd, kan også dreie seg om alvorligere misligheter og rene lovbrudd som f.eks. bedrageri, underslag, korrupsjon, mandatsvik, informasjonstyveri, industrispionasje og datainnbrudd.
Dersom retningslinjene våre ikke gir deg veiledning, kan du stille følgende spørsmål for å komme frem til hvordan du bør opptre:
• Ser du et problem som bryter med hva vi står for og hvordan vi sier at vi skal arbeide?
• Anser du det som har hendt for å være lovlig eller etisk forsvarlig?
• Ville virksomheten vår ha blitt skadet hvis situasjonen skulle bli kjent for allmennheten?
• Hvordan ville du ha sett på saken hvis du var kunde eller en annen interessent?
1. Intern rapportering
Så snart du opplever misligheter eller at noe er feil, skal du enten henvende deg til nærmeste overordnede eller vedkommendes sjef. Dersom du føler at du ikke våger å stole på noen av disse, for eksempel hvis du har mistanke om at de er involvert, bør du i første omgang ta opp saken med noen i ledelsen.
Føler du deg usikker på om du vil ta opp saken med noen i en lederstilling? Da bør du benytte deg av varsling.
-
2. Varsling
Av og til er det ikke hensiktsmessig å løfte frem et problem via den interne rapporteringen ut fra det du må fortelle. Da tilbyr vi deg en mulighet til å benytte varsling. Dette er en viktig sikkerhetsventil både for oss og for deg som medarbeider. Nettopp derfor benytter vi en ekstern og uavhengig aktør, Whitepaper Advisors. Ved hjelp av deres varslersystem Trumpet kan du anonymt og konfidensielt varsle om alvorlige misligheter som begås av noen i ledelsen eller av en annen nøkkelperson i virksomheten – se vår varslerpolicy.
Hva kan rapporteres?
Ifølge svensk lov finnes det begrensninger for hva som kan håndteres i et varslersystem. Derfor får du ikke rapportere forhold som ikke utgjør en alvorlig mislighet gjennom varslersystemet, slik som generell misnøye med hvordan virksomheten drives eller med ledelse, lønn eller andre personsalsaker. Hendelser som er begått av personer som ikke inngår i ledelsen eller som ikke er nøkkelpersoner i virksomheten, kan heller ikke håndteres i varslersystemet.
Et varsel via varslersystemet Trumpet skal være begrunnet i konkrete mistanker. Du trenger ikke å ha bevis for mistanken, men ingen anklage kan fremsettes med skadelig forsett eller med viten om at anklagen er falsk. Falske eller ondsinnede anklager er et alvorlig brudd på ansettelsesavtalen. Les mer i vår varslerpolicy.
Hvem kan fremsette et varsel?
Et varsel gjennom varslingssystemet kan fremsettes av alle som på en eller annen måte representerer vår organisasjon. Dette omfatter styremedlemmer, alle ansatte (midlertidig ansatte, prøvetidsansatte, åremålsansatte, heltids- og deltidsansatte), praktikanter og innleid personale (bemanningspersonale). Også ansatte hos våre kunder, leverandører, konsulenter og samarbeidspartnere har denne muligheten.
Slik fungerer saksbehandlingen
Trumpet er en ekstern varslertjeneste som gir deg en sikker prosess, der du som varsler kan være helt anonym. Dersom du ikke selv skriver navnet ditt i rapporten, går det ikke an å se hvem som har lagt inn saken i systemet. Trumpet er utviklet med utgangspunkt i høyeste standard for konfidensialitet og sikkerhet.
Trumpet følger EUs direktiv angående personvernforordningen (GDPR) og EUs direktiv om vern av varslere samt svensk lov om særskilt vern mot represalier for arbeidstakere som varsler om alvorlige kritikkverdige forhold.
Bak systemet står Whitepaper Advisors — et selskap med enorm erfaring med å granske og hjelpe organisasjoner med å håndtere misligheter. Du finner mer informasjon på www.trumpet-whistleblowing.eu
Prosessen, trinn for trinn:
- 1. Ved å rapportere gjennom Trumpet kan du forsikre deg om at du er helt anonym — ingen vet hvem du som rapporterer er, med mindre du selv velger å være åpen om din identitet.
2. Når du rapporterer en hendelse i systemet, opprettes det en kryptert sak i varslersystemet som du får en unik krypteringsnøkkel til.
3. Det er alltid en ekstern og uavhengig saksbehandler — hos Whitepaper Advisors — som mottar saken din og gjør den første vurderingen av rapporten din. Det er bare du og saksbehandleren din som har tilgang til saken ved hjelp av hver deres krypteringsnøkkel.
4. For å gjøre prosessen enklere kan du aktivt velge å være åpen om din identitet overfor den uavhengige saksbehandleren. På den måten kan du og saksbehandleren ha en effektiv og sikker dialog — ingen andre får vite hvem du er. (Du har også muligheten til å være åpen om din identitet overfor organisasjonen.)
5. Etter at saksbehandleren har gjort sin vurdering, gis det en anbefaling til varslerutvalget i organisasjonen vår. Dette utvalget bestemmer i sin tur hva som skal skje videre med saken og hvilke grep som skal tas. Dersom noen i utvalget berøres av rapporten din, utelukkes vedkommende av Whitepaper Advisors før anbefalingen og rapporten gis. Hvem som inngår i utvalget, kan du lese om i vår varslerpolicy.
6. Saksbehandleren hos Whitepaper Advisors kommuniserer sakens status og utvalgets vedtak til deg gjennom den sikre innloggingen til Trumpet.
Slik rapporterer du
Varselet ditt til Trumpet fremsettes via en nettlenke, telefon eller brev. Varsler kan fremsettes døgnet rundt alle ukedager og være på både norsk og engelsk. Et varsel gjennom Trumpet håndteres alltid med anonymiteten opprettholdt og med høyeste konfidensialitet. Dersom du vil utelukke at noen har mulighet til å spore aktiviteten din, bør du velge en privat datamaskin eller mobiltelefon samt besøke tjenesten fra et nettverk som du stoler på, for eksempel hjemmenettverket ditt.
• Varsler via Trumpets nettsted fremsettes ved at du skriver inn adressen
www.trumpet-whistleblowing.eu på en valgfri enhet (datamaskin, nettbrett eller mobiltelefon) og deretter fyller ut organisasjonskoden vår nedenfor for å logge deg inn på varslersiden.
• Et varsel via telefon eller brev innebærer en litt annerledes håndtering enn den gjennom webkanalen. Les mer på Trumpets nettsted om hva som gjelder for de aktuelle rapporteringsmetodene.
Trumpet-varsling:
www.trumpet-whistleblowing.eu
Benytt organisasjonskoden vår:
MIHWB
På Trumpets nettsted får du tydelig veiledning gjennom hele prosessen. Du finner svar på de vanligste spørsmålene for hvert trinn.