Haki has now acquired vertemax – Discover the 
Har du något du vill berätta?
Vi vill lyssna!
Vi värnar om en sund och öppen kultur, där varje medarbetare har ett ansvar att följa gällande regelverk och agera etiskt. Många situationer kan vi lösa genom att prata med varandra direkt när de uppstår. Ibland kan det hända saker som kräver en helt annan hantering.
Oavsett är det viktigt för oss att problem eller allvarligare frågeställningar kommer fram så att vi som organisation får möjlighet att agera. Vid allvarligare fall som olika typer av oegentligheter, eller där det finns fara för hälsa och liv, är det viktigt att det kommer upp till ytan i god tid.
I det här arbetet är du som medarbetare eller samarbetspartner en nyckelfaktor. Om du tycker att något inte riktigt känns bra, är det viktigt för oss att du kan lyfta detta på ett säkert sätt. Därför erbjuder vi två olika möjligheter för dig att berätta — genom vår interna rapportering eller med visselblåsning genom en extern oberoende aktör.
Vad kan du rapportera?
Om du känner att du har behov av att lyfta ett problem, är detta i sig skäl nog för att rapportera om det. Det är viktigt för oss som organisation att leva upp till våra värderingar. Därför behöver vi hjälp att få information om när detta inte efterlevs så att vi tydligt kan visa var gränsen går och vilka värderingar som gäller.
Ett exempel på problem som du kan rapportera är när någon i vår organisation eller en samarbetspartner bryter mot vår uppförandekod — det vi som företag står för, vår värdegrund och hur vi gör affärer. Det som har hänt kan också handla om allvarligare oegentligheter och rena lagbrott som till exempel bedrägerier, förskingring, korruption, trolöshet mot huvudman, informationsstölder, företagsspioneri och dataintrång.
Om inte våra riktlinjer ger dig vägledning kan du ta hjälp av följande frågeställningar för att komma fram till hur du bör agera.
• Ser du ett problem som bryter mot vad vi står för och hur vi säger att vi ska arbeta?
• Bedömer du det som har hänt lagligt eller etiskt försvarbart?
• Skulle vår verksamhet skadas om situationen blev känd för allmänheten?
• Hur skulle du se på frågan om du var kund eller annan intressent?
1. Intern rapportering
Så fort du upplever oegentligheter eller att någonting är fel ska du vända dig till antingen närmaste chef eller till dess chef. Om du känner att du inte vågar litar på någon av dessa, till exempel om du misstänker att de är inblandade, bör du i första hand ta upp frågan med någon i ledningen.
Känner du tveksamhet till att ta upp ärendet med någon i ledningsposition? Då bör du använda dig av visselblåsning.
2. Visselblåsning
Ibland är det inte lämpligt utifrån det du behöver berätta att lyfta ett problem via den interna rapporteringen. Då erbjuder vi dig en möjlighet att använda visselblåsning. Detta är en viktig säkerhetsventil för både oss och för dig som medarbetare. Just därför använder vi en extern oberoende aktör, Whitepaper Advisors. Genom deras visselblåsarsystem Trumpet kan du anonymt och konfidentiellt anmäla allvarliga oegentligheter som begås av någon i ledningen eller av annan nyckelperson i verksamheten — se vår visselblåsarpolicy.
Vad kan rapporteras?
Det finns begränsningar enligt svensk lag om vad som får hanteras i ett visselblåsarsystem. Därför får du inte genom visselblåsarsystemet rapportera sådant som inte utgör en allvarlig oegentlighet så som allmänt missnöje med hur verksamheten bedrivs, ledarskap, lön eller andra personalärenden. Händelser som är begångna av personer som inte ingår i ledning eller som inte är nyckelpersoner i verksamheten, får inte heller hanteras i visselblåsarsystemet.
En anmälan via visselblåsarsystemet Trumpet ska grunda sig i konkreta misstankar. Du behöver inte ha bevis för din misstanke, men ingen anklagelse får göras med skadligt uppsåt eller med vetskap om att anklagelsen är falsk. Falska eller illvilliga anklagelser är ett allvarligt brott mot anställningsavtalet. Läs mer i vår visselblåsarpolicy.
Vem får göra en anmälan?
En anmälan genom visselblåsning kan lämnas av samtliga som på något sätt representerar vår organisation. Detta inbegriper styrelsemedlemmar, alla anställda (tillsvidareanställda, provanställda, visstidsanställda, heltids- och deltidsanställda), praktikanter och inhyrd personal (bemanningspersonal). Även anställda hos våra kunder, leverantörer, konsulter och samarbetspartners har denna möjlighet.
Så här fungerar ärendehanteringen
Trumpet är en extern visselblåsartjänst som ger dig en säker process där du som visselblåsare kan vara helt anonym. Om du inte själv skriver ut ditt namn i rapporten går det inte att se vem som lämnat ärendet i systemet. Trumpet är utvecklat utifrån högsta standard kring sekretess och säkerhet.
Trumpet följer EUs direktiv avseende GDPR och EUs direktiv för skydd av visselblåsare samt svensk lag avseende särskilt skydd mot repressalier för arbetstagare som slår larm om allvarliga missförhållanden.
Bakom systemet står Whitepaper Advisors — ett bolag med gedigen erfarenhet av att utreda och hjälpa organisationer att hantera oegentligheter. Mer information hittar du på www.trumpet-whistleblowing.eu
Processen, steg för steg:
1. Genom att rapportera genom Trumpet kan du försäkra dig om att du är helt anonym — ingen vet vem du som rapporterar är, om du inte själv väljer att vara öppen med din identitet.
2. När du rapporterar en händelse i systemet skapas ett krypterat ärende i visselblåsarsystemet till vilket du får en unik krypteringsnyckel.
3. Det är alltid en extern oberoende handläggare — hos Whitepaper Advisors — som tar emot ditt ärende och gör den första bedömningen av din rapport. Det är bara du och din handläggare som kan komma åt ditt ärende med hjälp av var sin krypteringsnyckel.
4. För att underlätta processen kan du aktivt göra ett val att vara öppen med din identitet gentemot den oberoende handläggaren. På så sätt kan du och din handläggare ha en effektiv och säker dialog — ingen annan får reda på vem du är. (Det finns också en möjlighet för dig att även välja att vara öppna med din identitet gentemot organisationen.)
5. Efter att din handläggare har gjort sin bedömning, lämnas en rekommendation till vår organisations visselblåsarkommitté. Denna kommitté beslutar i sin tur hur ärendet ska tas vidare och vilka åtgärder som ska vidtas. Om någon i vår kommitté berörs av din rapport, utesluts denna av Whitepaper Advisors innan rekommendationen och rapporten lämnas. Vem som ingår i kommittén kan ni läsa i vår visselbåsarpolicy.
6. Handläggare hos Whitepaper Advisors kommunicerar ärendets status och kommitténs beslut till dig genom den säkra inloggningen på Trumpet.
Så här rapporterar du
Din anmälan till Trumpet sker via en webblänk, telefon eller brev. Anmälan kan göras dygnet runt alla dagar i veckan och kan lämnas på både svenska och på engelska. En anmälan genom Trumpet hanteras alltid med bibehållen anonymitet och med högsta sekretess. Om du vill utesluta att någon har möjlighet att spåra din aktivitet bör du välja en privat dator eller mobiltelefon samt besöka tjänsten från ett nätverk du litar på, exempelvis ditt hemmanätverk.
• Anmälan via Trumpets webbsida görs genom att du skriver in adressen
www.trumpet-whistleblowing.eu på valfri enhet (dator, surfplatta eller mobiltelefon) och fyller sedan i vår organisationskod nedan för att logga in på visselblåsarsidan.
• En anmälan via telefon eller brev innebär en lite annorlunda hantering än den genom webbkanalen. Läs mer på Trumpets webbsida om vad som gäller för respektive rapporteringsmetod.
Trumpet visselblåsning:
www.trumpet-whistleblowing.eu
Använd vår organisationskod:
MIHWB
På Trumpets webbsida får du en tydlig guidning genom hela processen. Svar på de vanligaste frågorna finns att läsa vid varje steg.